○徳岛大学法人文书管理规则
平成23年3月25日
规则第74号制定
目次
第1章 総则(第1条?第2条)
第2章 管理体制(第3条～第7条)
第3章 作成(第8条～第10条)
第4章 整理(第11条～第13条)
第5章 保存(第14条?第15条)
第6章 法人文书ファイル管理簿(第16条?第17条)
第7章 保存期间の延长、移管、廃弃(第18条～第20条)
第8章 点検?监査及び管理状况の报告等(第21条～第23条)
第9章 研修(第24条?第25条)
第10章 雑则(第26条)
附则
第1章 総则
(目的)
第1条 この规则は、公文书等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1项の规定に基づき、徳岛大学(国立大学法人徳岛大学及びその设置する大学をいう。以下「本学」という。)における法人文书の管理について必要な事项を定めることを目的とする。
(定义)
第2条 この规则における用语の定义は、次のとおりとする。
(1) 「法人文书」とは、本学の役员又は职员(以下「职员等」という。)が职务上作成し、又は取得した文书(図面及び电磁的记録(电子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては认识することができない方式で作られた记録をいう。)を含む。以下同じ。)であって、本学の职员等が组织的に用いるものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、法第2条第5项各号に掲げるものを除く。
(2) 「法人文书ファイル等」とは、本学における能率的な事务又は事业の処理及び法人文书の适切な保存に资するよう、相互に密接な関连を有する法人文书(保存期间を同じくすることが适当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文书ファイル」という。)及び単独で管理している法人文书をいう。
(3) 「法人文书ファイル管理簿」とは、本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期间、保存期间の満了する日、保存期间が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事项を記載した帳簿をいう。
(4) 「部局等」とは、各学部、大学院各研究科、大学院各研究部、教养教育院、先端酵素学研究所、ポスト尝贰顿フォトニクス研究所、フォトニクス健康フロンティア研究院、徳岛大学学则(昭和33年规则第9号。以下「学则」という。)第4条に定める共同教育研究施设等、四国产学官连携イノベーション共同推进机构、附属図书馆、病院、技术支援部、キャンパスライフ健康支援センター、障がい者就労支援センター及び学则第7条の6により设置するその他の组织をいう。
(5) 「课等」とは、监査室、监事支援室、事务局、常叁岛事务部、蔵本事务部及び病院事务部の课并びに室(课に置く室を除く。)并びに技术支援部の部门をいう。
第2章 管理体制
(総括文书管理者)
第3条 本学に総括文书管理者1名を置く。
2 総括文书管理者は、学长が指名する理事をもって充てる。
3 総括文书管理者は、次に掲げる事务を行うものとする。
(1) 法人文书ファイル管理簿及び移管?廃弃簿の調製
(2) 法人文书の管理に関する内阁府との调整及び必要な改善措置の実施
(3) 法人文书の管理に関する研修の実施
(4) 组织の新设?改正?廃止に伴う必要な措置
(5) 法人文书ファイル保存要领その他この规则の施行に関し必要な细则の整备
(6) その他法人文书の管理に関する事务の総括
(副総括文书管理者)
第4条 本学に副総括文书管理者1名を置く。
2 副総括文书管理者は、法人运営部长をもって充てる。
3 副総括文书管理者は、前条第3项各号に掲げる事务について総括文书管理者を补佐するものとする。
(文书管理者等)
第5条 文书管理者は、课等の长をもって充て、当该课等の所掌事务に関する文书管理の実施责任者とする。
2 教育?研究関係文书の管理に当たっては、部局等の长を文书管理者とする。
3 文书管理者は、その管理する法人文书について、次に掲げる事务を行うものとする。
(1) 保存
(2) 保存期间が満了したときの措置の设定
(3) 法人文书ファイル管理簿への記載
(4) 移管又は廃弃(移管?廃弃簿への记载を含む。)等
(5) 管理状况の点検等
(6) 法人文书の作成、标準文书保存期间基準(以下「保存期间表」という。)の作成等による法人文书の整理その他法人文书の管理に関する职员等の指导等
4 文书管理者は、その事务を补佐する者として、文书管理担当者を指名する。
5 文书管理者は、文书管理担当者を指名したときは、速やかに総括文书管理者に报告しなければならない。
(监査责任者)
第6条 本学に监査责任者1名を置く。
2 监査责任者は、监査室长をもって充てる。
3 监査责任者は、法人文书の管理の状况について监査を行うものとする。
(职员等の责务)
第7条 职员等は、法の趣旨にのっとり、関连する法令及び规则等并びに総括文书管理者及び文书管理者の指示に従い、法人文书を适正に管理しなければならない。
第3章 作成
(文书主义の原则)
第8条 职员等は、文书管理者の指示に従い、法第11条の规定に基づき、法第1条の目的の达成に资するため、本学における経纬も含めた意思决定に至る过程并びに本学の事务及び事业の実绩を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである场合を除き、文书を作成しなければならない。
3 歴史的紧急事态(国家?社会として记録を共有すべき歴史的に重要な政策事项であって、社会的な影响が大きく政府全体として対応し、その教训が将来に生かされるようなもののうち、国民の生命、身体、财产に大规模かつ重大な被害が生じ、又は生じるおそれがある紧急事态をいう。)に対応するために行われた业务については、軽微なものを除き、将来の教训として极めて重要であり、保存期间満了时には原则として独立行政法人国立公文书馆へ移管する文书として、记録を作成するものとする。
4 法令等の定めにより纸媒体での作成?保存が义务付けられている场合、电子的管理によってかえって业务が非効率となる场合等を除き、电子媒体により作成又は取得することを基本とする。
(适切?効率的な文书作成)
第10条 文书の作成に当たって反復利用が可能な様式、资料等の情报については、文书管理システム等を活用し职员等の利用に供するものとする。
2 文书の作成に当たっては、常用汉字表(平成22年内阁告示第2号)、现代仮名遣い(昭和61年内阁告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内阁告示第2号)及び外来语の表记(平成3年内阁告示第2号)等により、分かりやすい用字用语で的确かつ简洁に记载しなければならない。
第4章 整理
(1) 作成又は取得した法人文书について分类し、名称を付するとともに、保存期间及び保存期间の満了する日を设定すること。
(2) 相互に密接な関连を有する法人文书を一の集合物(法人文书ファイル)にまとめること。
(3) 前号の法人文书ファイルについて分类し、名称を付するとともに、保存期间及び保存期间の満了する日を设定すること。
(保存期间)
第13条 文书管理者は、别表第1を踏まえ、保存期间表を定め、これを公表しなければならない。
2 文书管理者は、保存期间表を定め、又は改定した場合は、総括文書管理者に報告するものとする。
3 第11条第1号の保存期间の设定については、保存期间表に従い、行うものとする。
4 保存期间表及び第11条第1号の保存期间の设定においては、法第2条第6项の歴史公文书等に该当するとされた法人文书にあっては、1年以上の保存期间を定めるものとする。
5 保存期间表及び第11条第1号の保存期间の设定においては、歴史公文书等に该当しないものであっても、本学の业务が适正かつ効率的に运営され、国民に説明する责务が全うされるよう、意思决定过程并びに事务及び事业の実绩の合理的な跡付け及び検証に必要となる法人文书については、原则として1年以上の保存期间を定めるものとする。
(1) 别途、正本が管理されている法人文书の写し
(2) 定型的?日常的な业务连络、日程表等
(3) 出版物及び公表物を编集した文书
(4) 本学の事务に関する事実関係の问合せへの応答
(5) 明白な误り等の客観的な正确性の観点から利用に适さなくなった文书
(6) 意思决定の途中段阶で作成したもので、当该意思决定に与える影响がないものとして、长期间の保存を要しないと判断される文书
(7) 保存期间表において、保存期间を1年未満と设定することが适当なものとして、业务単位で具体的に定められた文书
7 第11条第1号の保存期间の设定においては、通常は1年未満の保存期间を設定する類型の法人文書であっても、重要又は異例な事项に関する情報を含む場合など、合理的な跡付け及び検証に必要となる法人文書については、1年以上の保存期间を設定するものとする。
8 第11条第1号の保存期间の起算日は、法人文书を作成し、又は取得した日(以下「文书作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文书作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は文书作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文书の适切な管理に资すると文书管理者が认める场合にあっては、その日とする。
9 第11条第3号の保存期间は、法人文书ファイルにまとめられた法人文书の保存期间とする。
10 第11条第3号の保存期间の起算日は、法人文书を法人文书ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文书の适切な管理に资すると文书管理者が认める场合にあっては、その日とする。
第5章 保存
(法人文书ファイル保存要领)
第14条 総括文书管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、法人文書ファイル保存要領(以下「保存要领」という。)を作成するものとする。
2 保存要领には、次に掲げる事项を记载しなければならない。
(1) 纸文书の保存场所?方法
(2) 电子文书の保存场所?方法
(3) 引継手続
(4) 集中管理の推进に関する方针
(5) その他适切な保存を确保するための措置
(保存)
第15条 文书管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期间の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文书管理者等に引き継いだ场合は、この限りでない。
2 法人文书については、法令等の定めにより纸媒体での保存が义务付けられている场合、电子的管理によってかえって业务が非効率となる场合等を除き、电子媒体により体系的に管理することを基本とする。
第6章 法人文书ファイル管理簿
(法人文书ファイル管理簿の調製及び公表)
第16条 総括文书管理者は、本学の法人文书ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条第2项の规定に基づき、磁気ディスクをもって调製するものとする。
2 法人文书ファイル管理簿は、インターネットで公表するとともに、徳島大学情報公開室において一般の閲覧に供しなければならない。
3 法人文书ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
(法人文书ファイル管理簿への記載)
第17条 文书管理者は、少なくとも毎年度1回、管理する法人文書ファイル等(保存期间が1年以上のものに限る。)の現況について、施行令第15条第1项各号に掲げる事项を法人文书ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前项の记载に当たっては、独立行政法人等の保有する情报の公开に関する法律(平成13年法律第140号。以下「情报公开法」という。)第5条各号に规定する不开示情报に该当する场合には、当该不开示情报を明示しないようにしなければならない。
3 文书管理者は、保存期间が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃弃した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文书ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃弃日等について、総括文書管理者が調製した移管?廃弃簿に記載しなければならない。
第7章 保存期间の延长、移管、廃弃
(保存期间が満了したときの措置)
第18条 文书管理者は、法人文書ファイル等について、别表第2に基づき、保存期间の満了前のできる限り早い时期に、保存期间が満了したときの措置を定めなければならない。
2 前项の措置は、法人文书ファイル管理簿への記載により定めるものとし、定める際は総括文書管理者の確認を得るものとする。
(1) 现に监査、検査等の対象になっているもの 当该监査、検査等が终了するまでの间
(2) 现に係属している诉讼における手続上の行為をするために必要とされるもの 当该诉讼が终结するまでの间
(3) 现に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当该不服申立てに対する裁决又は决定の日の翌日から起算して1年间
(4) 开示请求があったもの 情报公开法第9条各项の决定の日の翌日から起算して1年间
2 文书管理者は、保存期间が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期间を延長することができる。
3 文书管理者は、前2项の规定により法人文书ファイル等の保存期间を延长した场合は、延长した期间及び理由を総括文书管理者に报告するものとする。
(移管又は廃弃)
第20条 文书管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期间が満了した法人文書ファイル等について、第18条第1项により定めた措置に基づき、独立行政法人国立公文书馆に移管し、又は廃弃しなければならない。
3 文书管理者は、第1项の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第1项第2号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用するに際し、利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。
4 文书管理者は、法人文書ファイル等を独立行政法人国立公文書館に移管する際、電子文書のパスワードの解除、利用可能な電子ファイル形式への変換等、国民の利用に供することができるよう、必要な措置を講ずるものとする。
第8章 点検?监査及び管理状况の报告等
(点検?监査)
第21条 文书管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 监査责任者は、法人文书の管理状况について、少なくとも毎年度1回、监査を行い、その结果を総括文书管理者に报告しなければならない。
3 総括文书管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(纷失等への対応)
第22条 文书管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃弃が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文书管理者は、前项の报告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を讲ずるとともに、事案の内容、影响等に応じて、学长に报告し、公表等の措置を讲ずるものとする。
(管理状况の报告等)
第23条 総括文书管理者は、法人文书ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第9章 研修
(研修の実施)
第24条 総括文书管理者は、職員等に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
2 総括文书管理者は、各職員が少なくとも毎年度1回、研修を受けられる環境を提供しなければならない。
3 文书管理者は、各職員の受講状況について、総括文書管理者に報告しなければならない。
(研修への参加)
第25条 文书管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員等を積極的に参加させなければならない。
第10章 雑则
(雑则)
第26条 この规则の施行に関し必要な事项は、别に総括文书管理者が定める。
附则
1 この規则は、平成23年4月1日から施行する。
2 徳岛大学法人文书管理规则(平成13年規则第1614号)は、廃止する。
3 第14条第2项第4号に掲げる事项については、平成25年度までに、総括文书管理者が定めるものとする。
附则(平成24年3月21日規则第45号改正)
この規则は、平成24年4月1日から施行する。
附则(平成24年4月1日規则第1号改正)
この規则は、平成24年4月1日から施行する。
附则(平成25年12月17日規则第49号改正)
この規则は、平成26年1月1日から施行する。
附则(平成27年5月19日規则第7号改正)
この規则は、平成27年5月19日から施行する。
附则(平成28年3月15日規则第70号改正)
この規则は、平成28年4月1日から施行する。
附则(平成29年5月2日規则第9号改正)
この規则は、平成29年5月2日から施行する。
附则(平成30年3月27日規则第78号改正)
この規则は、平成30年4月1日から施行する。
附则(平成31年2月19日規则第39号改正)
この規则は、平成31年3月1日から施行する。
附则(平成31年3月28日規则第90号改正)
この規则は、平成31年4月1日から施行する。
附则(令和2年3月25日規则第80号改正)
この規则は、令和2年4月1日から施行する。
附则(令和3年3月29日規则第96号改正)
この規则は、令和3年4月1日から施行する。
附则(令和4年3月31日規则第80号改正)
この規则は、令和4年4月1日から施行する。
附则(令和6年3月29日規则第88号改正)
この規则は、令和6年4月1日から施行する。
附则(令和6年10月1日規则第12号改正)
この規则は、令和6年10月1日から施行する。
附则(令和7年4月30日規则第9号改正)
この規则は、令和7年5月1日から施行する。
附则(令和8年3月5日規则第60号改正)
この規则は、令和8年4月1日から施行する。
别表第1 法人文书の保存期间基準
事项 | 业务の区分 | 当该业务に係る法人文书の类型 | 保存期间 | 具体例 | |
徳岛大学の组织の运営管理に関する决定及びその経纬 | |||||
1 | 设立又は改廃及びその経纬 | 组织の存立に関する重要な経纬 | 设立又は改廃に係る登记、财产的基础に関する文书 | 无期限 | ?登记书 ?国有财产台帐 ?资本金台帐 ?庁舎図面 ?承継计画书 |
2 | 規则の制定又は改廃及びその経緯 | (1)立案の検讨 | イ 立案基础文书 | 30年 | ?业务方针 ?业务计画 ?学长指示 |
ロ 立案の検讨に関する調査研究文書 | ?调査?検讨资料 ?関係団体?関係者のヒアリング | ||||
ハ 立案の検讨に関する会議等文書 | ?开催経纬 ?諮问 ?议事概要?议事録 ?配付资料 ?答申等 | ||||
(2)関係机関への协议 | 関係机関协议文书 | ?协议案 ?関係机関からの质问?意见 ?関係机関への回答 | |||
(3)文部科学大臣の同意 | 文部科学大臣の同意を求めるための决裁文书及び提出された文书 | ?利用等規则案 ?理由、新旧対照条文、参照条文 ?同意书 | |||
(4)制定又は改廃 | 制定又は改廃のための决裁文书 | ?規则案、細则案 ?利用等規则案、寄贈寄託文書受入要綱案 ?法人文書管理規则案 ?理由、新旧対照条文、参照条文 | |||
(5)文部科学大臣への届出 | 文部科学大臣への届出に関する文书 | ?届出书 | |||
(6)公表 | 公表に関する文书 | ?公表书 | |||
3 | 法令の规定に基づく文部科学大臣の认可、承认の求め、届出等及びその経纬 | 独立行政法人通则法、国立大学法人法その他の法令の規定による文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等に関する立案の検讨その他の経緯 | イ 立案基础文书 | 10年 | ?中期目标 ?业务方针 ?学长指示 |
ロ 立案の検讨に関する調査研究文書 | ?调査?検讨资料 ?関係団体?関係者のヒアリング | ||||
ハ 评価委员会に意见聴取のための资料として提出された文书、评価委员会における议事が记録された文书及び评価委员会の决定又は了解に至る过程が记録された文书 | ?开催経纬 ?諮问 ?议事概要?议事録 ?配付资料 ?意见 | ||||
ニ 认可、承认の求め、届出等を行うための决裁文书及び提出された文书 | ?业务方法书案 ?中期计画案 ?届出案 ?报告案 | ||||
ホ 公表に関する文书 | ?公表书 | ||||
4 | 业务运営の方针?计画等の审议及び决定又は了解(他の项に掲げるもの除く。) | 业务运営の方针?计画等の审议及び决定又は了解に関する立案の検讨その他重要な経緯 | イ 立案基础文书 | 10年 | ?业务方针 ?业务计画 ?学长指示 |
ロ 立案の検讨に関する調査研究文書 | ?调査?検讨资料 ?関係団体?関係者のヒアリング | ||||
ハ 役员会、経営协议会及び教育研究评议会に検讨のため资料として提出された文书 | ?配付资料 | ||||
ニ 决定又は了解の内容が记録された文书 | ?议事概要?要旨 ?决定?了解文书 | ||||
5 | 運営費交付金、施設費及び会計検査に関する事项 (3の项に掲げるものを除く。) | (1)运営费交付金等の要求に関する重要な経纬 | 运営费交付金、施设费の要求に関する文书 | 10年 | ?执行状况调査 ?要求书 |
(2)会计検査に関する重要な経纬 | イ 会计検査院に提出又は送付した计算书及び証拠书类 | 5年 | ?计算书 ?証拠书类 (※会计検査院保有のものを除く。) | ||
ロ 会计検査院の検査を受け结果に関する文书 | ?意见又は処置要求 (※会计検査院保有のものを除く。) | ||||
6 | 契約に関する事项 | 契约に関する重要な経纬(他の项に掲げるもの除く。) | 契约に係る决裁文书及びその他契约に至る过程が记録された文书 | 契约が终了する日に係る特定日以后5年 | ?仕様书案 ?协议?调整経纬 |
徳岛大学の教职员の人事に関する决定又はその経纬 | |||||
7 | 教職員の人事に関する事项(1の项から5の项までに掲げるものを除く。) | (1)教職員の研修の実施に関する計画の立案の検讨その他の職員の研修に関する重要な経緯 | イ 计画の立案に関する调査研究文书 | 3年 | ?外国?自治体?民间公司の状况调査 ?関係団体?関係者のヒアリング |
ロ 计画を制定又は改廃するための决裁文书 | ?计画案 | ||||
ハ 职员の研修の実施状况が记録された文书 | ?実绩 | ||||
(2)教职员の兼业の许可に関する重要な経纬 | 职员の兼业の许可の申请书及び当该申请に対する许可に関する文书 | 3年 | ?申请书 ?承认书 | ||
(3)退职手当の支给に関する重要な経纬 | 退职手当の支给に関する决定の内容が记録された文书及び当该决定に至る过程が记録された文书 | 支给制限その他の支给に関する処分を行うことができる期间又は5年のいずれか长い期间 | ?调书 | ||
徳岛大学の教育に関する决定又はその経纬 | |||||
8 | 学生募集に関する事项 | 学生募集の企画の検讨その他の経纬 | イ 立案基础文书 | 5年 | ?业务方针 ?业务计画 ?学长指示 |
ロ 立案の検讨に関する調査研究文書 | ?调査?検讨资料 ?関係団体?関係者のヒアリング | ||||
ハ 立案の検讨に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ?开催経纬 ?议事概要?要旨 ?配付资料 | ||||
ニ 企画を実施するための决裁文书その他実施の过程が记録された文书 | ?企画书 ?広报资料 ?実绩報告書 | ||||
9 | 入学者選抜に関する事项 | 入学者选抜関する事务の実施その他の経纬 | イ 立案基础文书 | 10年 | ?业务方针 ?业务计画 ?学长指示 |
ロ 立案の検讨に関する調査研究文書 | ?调査?検讨资料 ?関係団体?関係者のヒアリング | ||||
ハ 立案の検讨に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ?开催経纬 ?议事概要?要旨 ?配付资料 | ||||
ニ 企画を実施するための决裁文书その他実施の过程が记録された文书 | ?企画书 ?仕様书 ?実绩報告書 | ||||
10 | 入学手続に関する事项 | 入学手続に関する事务の実施その他の経纬 | イ 立案基础文书 | 10年 | ?业务方针 ?业务计画 ?学长指示 |
ロ 立案の検讨に関する調査研究文書 | ?调査?検讨资料 ?関係団体?関係者のヒアリング | ||||
ハ 立案の検讨に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ?开催経纬 ?议事概要?要旨 ?配付资料 | ||||
ニ 企画を実施するための决裁文书その他実施の过程が记録された文书 | ?企画书 ?仕様书 ?実绩報告書 | ||||
11 | 教務に関する事项 | 教务に関する事务の実施その他の経纬 | イ 立案?処分等に関する基础文书 | 10年 | ?业务方针 ?业务计画 ?学长指示 |
ロ 立案?処分等の検讨に関する调査研究文书 | ?调査?検讨资料 ?関係団体?関係者のヒアリング | ||||
ハ 立案?処分等の検讨に関する役员会、経営协议会及び教育研究评议会等文书 | ?开催経纬 ?议事概要?要旨 ?配付资料 | ||||
ニ 企画?処分等を実施するための决裁文书その他実施の过程が记録された文书 | ?企画书 ?仕様书 | ||||
ホ 実施の结果が记録された文书 | 无期限 | ?学籍関係文书 ?卒业?修了証书発行台帐 ?学位授与関係文书 | |||
12 | 学生支援に関する事项 | 学生支援に関する事务の実施その他の経纬 | イ 立案?管理に関する基础文书 | 5年 | ?业务方针 ?业务计画 ?学长指示 |
ロ 立案?管理に関する调査研究文书 | ?调査?検讨资料 ?関係団体?関係者のヒアリング | ||||
ハ 立案?管理に関する役员会、経営协议会及び教育研究评议会等文书 | ?开催経纬 ?议事概要?要旨 ?配付资料 | ||||
ニ 企画?管理を実施するための决裁文书その他実施の过程が记録された文书 | ?企画书 ?仕様书 | ||||
徳岛大学の学术研究に関する决定及びその経纬 | |||||
13 | 学術研究に関する事项(1の项から12の项に该当するものを除く) | (1)个别の研究事业の実施その他の重要な経纬 | イ 立案?申请に関する基础文书?调査研究文书 | 5年 | ?调査?検讨资料 ?関係研究机関?公司?関係者との调整に関する文书 |
ロ 立案?申请に関する役员会、経営协议会及び教育研究评议会等文书 | ?开催経纬 ?议事概要?要旨 ?配付资料 | ||||
ハ 企画を実施するための决裁文书その他実施の过程が记録された文书 | ?企画书 ?採択通知 ?事业成果报告书 | ||||
(2)机関として行う大型研究プロジェクト事业の企画立案?実施その他の重要な経纬 | イ 立案?申请に関する基础文书?调査研究文书 | 10年 | ?业务方针 ?业务计画 ?学长指示 ?调査?検讨资料 ?関係団体?関係者との调整に関する文书 | ||
ロ 立案?申请に関する役员会、経営协议会及び教育研究评议会等文书 | ?开催経纬 ?议事概要?要旨 ?配付资料 | ||||
ハ 企画を実施するための决裁文书その他実施の过程が记録された文书 | ?企画书 ?採択通知 ?事业成果报告书 | ||||
(3)学术研究の実施に伴い行う申请等に関する事务の実施その他の重要な経纬 | イ 立案に関する基础文书?调査研究文书 | 30年 | ?业务方针?計画 ?学长指示 | ||
ロ 立案に関する役员会、経営协议会及び教育研究评议会等文书 | ?开催経纬 ?议事概要?要旨 ?配付资料 | ||||
ハ 企画を実施するための决裁文书その他実施の过程が记録された文书 | ?国有特许?国际特许申请书类 ?省庁等ヒアリング ?各种承认申请书类 | ||||
14 | 学术研究関係资料に関する文书 | 学术研究関係资料の収集?管理に関する事务の実施その他の重要な経纬 | イ 立案?基準?管理に関する基础文书 | 10年 | ?业务方针?业务计画 ?学长指示 |
ロ 立案?基準?管理に関する调査研究文书 | ?调査?検讨资料 ?海外机関?関係者との调整に関する文书 | ||||
ハ 立案?基準?管理に関する役员会、経営协议会及び教育研究评议会等文书 | ?开催経纬 ?议事概要?要旨 ?配付资料 | ||||
事业を実施するための决裁文书その他実施の过程が记録された文书 | 5年 | ?相互利用 ?除籍、购入、寄赠及び交换 | |||
学术研究関係资料の内容が记録された文书 | 无期限 | ?蔵书目録 ?利用统计 ?蔵书统计 | |||
徳島大学と地域社会との連携、国際交流に関する事项 | |||||
15 | 国際交流に関する事项 | 国际交流事业に関する事务の実施その他の重要な経纬 | イ 立案に関する基础文书 | 10年 | ?业务方针?业务计画 ?学长指示 |
ロ 立案に関する调査研究文书 | ?调査?検讨资料 ?海外机関?関係者との调整に関する文书 | ||||
ハ 立案に関する役员会、経営协议会及び教育研究评议会等文书 | ?开催経纬 ?议事概要?要旨 ?配付资料 | ||||
ニ 企画を実施するための决裁文书その他実施の过程が记録された文书 | ?交流协定书 | ||||
16 | 地域社会との連携に関する事项 | 地域社会との连携に関する事业の実施その他の重要な経纬 | イ 企画?立案に関する基础文书 | 10年 | ?业务方针?业务计画 ?学长指示 |
ロ 企画?立案に関する调査研究文书 | ?调査?検讨资料 ?自治体?関係者との会议等调整に関する文书 | ||||
ハ 企画?立案に関する役员会、経営协议会及び教育研究评议会等文书 | ?开催経纬 ?议事概要?要旨 ?配付资料 | ||||
ニ 企画を実施するための决裁文书その他実施の过程が记録された文书 | ?企画书 ?実施报告书 | ||||
个人の権利义务の得丧及びその経纬 | |||||
17 | 个人の権利义务の得丧及びその経纬 | (1)行政手続法第5条第1项の審査基準、同法第12条第1项の処分基準、同法第6条の標準的な期間に関する立案の検讨その他の重要な経緯 | イ 立案の検讨に関する会議等文書 | 10年 | ?开催経纬 ?諮问 ?议事概要?议事録 ?配付资料 ?中间答申、最终答申、中间报告、最终报告、建议、提言 |
ロ 立案の検讨に関する調査研究文書 | ?外国?自治体?民间公司の状况调査 ?関係団体?関係者のヒアリング | ||||
ハ 行政手続法第5条第1项の審査基準、第12条第1项の処分基準を定めるための决裁文书 | ?审査基準案?処分基準案 | ||||
ニ 行政手続法第6条の标準的な期间を定めるための决裁文书 | ?标準処理期间案 | ||||
(2)许认可等に関する重要な経纬 | 许认可等をするための决裁文书その他许认可等に至る过程が记録された文书 | 10年(独立行政法人国立公文书馆への移管の措置をとるべきことを定めたものに限る。)又は许认可等の効力が消灭する日に係る特定日以后5年 | ?审査案 ?理由 | ||
(3)不利益処分に関する重要な経纬 | 不利益処分をするための决裁文书その他当该処分に至る过程が记録された文书 | 処分がされる日に係る特定日以后5年 | ?処分案 ?理由 | ||
(4)异议申立てに関する会议等における検讨その他の重要な経纬 | イ 异议申立书又は口头による异议申立てにおける陈述の内容を録取した文书 | 裁决、决定その他の処分がされる日に係る特定日以后10年 | ?异议申立书 ?録取书 | ||
ロ 会议等文书 | ?諮问 ?议事概要?议事録 ?配付资料 ?答申、建议、意见 | ||||
ハ 裁决、决定その他の処分をするための决裁文书その他当该処分に至る过程が记録された文书 | ?弁明书 ?反论书 ?意见書 | ||||
ニ 裁决书又は决定书 | ?裁决?决定书 | ||||
(5)徳岛大学を当事者とする诉讼の提起その他の诉讼に関する重要な経纬 | イ 诉讼の提起に関する文书 | 诉讼が终结する日に係る特定日以后10年 | ?诉状 ?期日呼出状 | ||
ロ 诉讼における主张又は立証に関する文书 | ?答弁书 ?準备书面 ?各种申立书 ?口头弁论 ?証人等调书 ?书証 | ||||
ハ 判决书又は和解调书 | ?判决书 ?和解调书 | ||||
その他の事项 | |||||
18 | 栄典又は表彰に関する事项 | 栄典又は表彰の授与又ははく夺の重要な経纬 | 栄典又は表彰の授与又ははく夺のための决裁文书 | 10年 | ?选考基準 ?选考案 ?伝达 |
栄典又は表彰の授与の结果を証明する文书 | 无期限 | ?受赏者名簿 | |||
19 | 文书の管理等に関する事项 | 文书の管理等 | イ 法人文书ファイル管理簿その他の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき法人文書 | 常用 | ?法人文书ファイル管理簿 |
ロ 取得した文书の管理を行うための帐簿 | 5年 | ?受付簿 | |||
ハ 决裁文书の管理を行うための帐簿 | 30年 | ?决裁簿 | |||
ニ 法人文書ファイル等の移管又は廃弃の状況が記録された帳簿(次に掲げるものを除く。) | 20年 | ?移管?廃弃簿 | |||
ホ 第19条第2项に规定する法人文书ファイル等の廃弃の记録 | 5年 | ?廃弃の记録 | |||
20 | 法令、条例、閣議その他の事项に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整に関する事项(1の项から19の项までに掲げるものを除く。) | 法令、条例、閣議その他の事项に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整及びその経緯 | 法令、条例、閣議その他の事项に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整に関する文書 | 10年 | ?照会?回答文书 ?取得文书 ?议事概要?议事録 ?配付资料 ?报告书 |
备考 1 この表における次に掲げる用语の意义は、それぞれ次に定めるとおりとする。 (1) 立案基础文书 立案の基础となった业务方针、计画等が记録された文书 (2) 会议等文书 会议その他の合议制の机関又は専门的知识を有する者等を构成员とする恳谈会その他の会合(この表において「会议等」という。)に検讨のための资料として提出された文书及び会议等の议事、答申、建议、报告若しくは意见が记録された文书その他会议等における决定若しくは了解又はこれらに至る过程が记録された文书 (3) 调査研究文书 调査又は研究の结果及び当该结果に至る过程が记録された文书 (4) 决裁文书 徳岛大学の意思决定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに类する行為を行うことにより、その内容を徳岛大学の意思として决定し、又は确认した法人文书 (5) 特定日 第13条第12项の保存期间が確定することとなる日の属する年度の翌年度の4月1日(当该确定することとなる日から1年以内の日であって、4月1日以外の日を特定日とすることが法人文书の适切な管理に资すると文书管理者が认める场合にあっては、その日) 2 1の項から20の項の各項について、人事院規则その他の規定?通知等により別に保存年限の定めがあるものは、当該定めによる。 3 本表の第叁栏は、法第4条の趣旨を踏まえ、経纬も含めた意思决定に至る过程并びに事务及び事业の実绩を合理的に跡付け、又は検証する観点から重要な法人文书を示しているものであることから、同栏における「过程が记録された文书」は、徳岛大学における重要な経纬が记録された文书である。 4 本表各項の第四欄に掲げる保存期间については、それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を主管する課等に適用するものとする。 5 本表各项の第五栏に掲げる具体例は、法第4条の趣旨を踏まえ、経纬も含めた意思决定に至る过程并びに事务及び事业の実绩を合理的に跡付け、又は検証する観点から作成が必要な法人文书の例を示しているものであって、同栏に记载の文书のみを保存すれば必要十分であることを意味するものではない。 6 本表が適用されない法人文書については、文书管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた標準文書保存期间基準を定めるものとする。 | |||||
别表第2 保存期间満了時の措置の設定基準
1 基本的考え方
法第1条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第4条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務?事業の実績を合理的に跡付け、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の【Ⅰ】～【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期间満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。
【Ⅰ】国の机関及び独立行政法人等の组织及び机能并びに政策の検讨过程、决定、実施及び実绩に関する重要な情报が记録された文书 【Ⅱ】国民の権利及び义务に関する重要な情报が记録された文书 【Ⅲ】国民を取り巻く社会环境、自然环境等に関する重要な情报が记録された文书 【Ⅳ】国の歴史、文化、学术、事件等に関する重要な情报が记録された文书 |
2 具体的な移管?廃弃の判断指针
1の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期间満了時の措置(移管?廃弃)の判断については、「業務単位での保存期间満了時の措置」に沿って行うものとし、移管と判断される場合には移管するものとする。
業務単位での保存期间満了時の措置
事项 | 业务の区分 | 保存期间満了時の措置 | |
徳岛大学の组织の运営管理に関する决定及びその経纬 | |||
1 | 设立又は改廃及びその経纬 | 组织の存立に関する重要な経纬 | 移管 |
2 | 規则の制定又は改廃及びその経緯 | (1)立案の検讨 | 廃弃 |
(2)関係机関への协议 | |||
(3)文部科学大臣の同意 | |||
(4)制定又は改廃 | |||
(5)文部科学大臣への届出 | |||
(6)公表 | |||
3 | 法令の规定に基づく文部科学大臣の认可、承认の求め、届出等及びその経纬 | 独立行政法人通则法その他の法令の規定による文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等に関する立案の検讨その他の経緯 | 廃弃 |
4 | 业务运営の方针?计画等の审议及び决定又は了解 | 业务运営の方针?计画等の审议及び决定又は了解に関する立案の検讨その他重要な経緯(他の项に掲げるものを除く。) | 廃弃 |
5 | 運営費交付金、施設費及び会計検査に関する事项 | (1)运営费交付金等の要求に関する重要な経纬 | 廃弃 |
(2)会计検査に関する重要な経纬 | |||
6 | 契約に関する事项 | 契约に関する重要な経纬(他の项に掲げるものを除く。) | 廃弃 |
徳島大学における教職員の人事に関する事项 | |||
7 | 教職員の人事に関する事项 | (1)職員の研修の実施に関する計画の立案の検讨その他の職員の研修に関する重要な経緯 | 廃弃 |
(2)职员の兼业の许可に関する重要な経纬 | |||
(3)退职手当の支给に関する重要な経纬 | |||
徳岛大学の教育に関する决定又はその経纬 | |||
8 | 学生募集に関する事项 | 学生募集の企画の検讨その他の経纬 | 廃弃 |
9 | 入学者選抜に関する事项 | 入学者选抜に関する事务の実施その他の経纬 | 廃弃 |
10 | 入学手続に関する事项 | 入学手続に関する事务の実施その他の経纬 | 廃弃 |
11 | 教務に関する事项 | 教务に関する事务の実施その他の経纬 | 廃弃 |
12 | 学生支援に関する事项 | 学生支援に関する事务の実施その他重要な経纬 | 廃弃 |
徳岛大学の学术研究に関する决定及びその経纬 | |||
13 | 学術研究に関する事项(1の项から12の项に该当するものを除く) | (1)个别の研究事业の実施その他の重要な経纬 | 廃弃 |
(2)机関として行う大型研究プロジェクト事业の企画立案?実施その他の重要な経纬 | |||
(3)学术研究の実施に伴い行う申请等に関する事务の実施その他の重要な経纬 | |||
14 | 学术研究関係资料に関する文书 | 学术研究関係资料の収集?管理に関する事务の実施その他の重要な経纬 | 廃弃 |
徳島大学と地域社会との連携、国際交流に関する事项 | |||
15 | 国際交流に関する事项 | 国际交流事业に関する事务の実施その他の重要な経纬 | 廃弃 |
16 | 地域社会との連携に関する事项 | 地域社会との连携に関する事业の実施その他の重要な経纬 | 廃弃 |
个人の権利义务の得丧及びその経纬 | |||
17 | 个人の権利义务の得丧及びその経纬 | (1)行政手続法第5条第1项の審査基準、同法第12条第1项の処分基準、同法第6条の標準的な期間に関する立案の検讨その他の重要な経緯 | 廃弃 |
(2)许认可等に関する重要な経纬 | |||
(3)不利益処分に関する重要な経纬 | |||
(4)异议申立てに関する会议等における検讨その他の重要な経纬 | |||
(5)徳岛大学を当事者とする诉讼の提起その他の诉讼に関する重要な経纬 | |||
その他の事项 | |||
18 | 栄典又は表彰に関する事项 | 栄典又は表彰の授与又ははく夺の重要な経纬 | 廃弃 |
19 | 文书の管理等に関する事项 | 文书の管理等 | 以下について移管 ?移管?廃弃簿 |
20 | 法令、条例、閣議その他の事项に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整に関する事项 | 法令、条例、閣議その他の事项に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整及びその経緯(1の项から19の项までに掲げるものを除く。) | 廃弃 |
注
①移管については、当该业务を主管する课等の文书管理者において行うものとする。
②上记に记载のない业务に関しては、1の基本的考え方に照らして、文书管理者において个别に判断するものとする。