○徳岛大学法人文书ファイル保存要领
平成23年3月25日
理事(総务?财务担当)制定
(目的)
第1条 この要领は、徳岛大学法人文书管理规则(平成22年度规则第74号)第14条の规定に基づき、徳岛大学(国立大学法人徳岛大学及びその设置する大学をいう。以下「本学」という。)における法人文书ファイル等(法人文书ファイル及び単独で管理している法人文书をいう。以下同じ。)の适切な保存に资することを目的とする。
(纸文书の保存场所?方法)
第2条 纸文书の保存场所?方法については、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 事务室における保存
イ 事务室においては、まとめ终えていない法人文书ファイル等とまとめ终えた法人文书ファイル等とを区分して保存するとともに、まとめ终えていない法人文书ファイル等とまとめ终えた法人文书ファイル等のうち継続的に利用するものを役员及び职员(以下「职员等」という。)にとってより使いやすい场所とするよう配意する。
ロ 个人的な执务の参考资料の収纳场所は、职员等各自の机の周辺のみとする。
(2) 书库における保存
イ 保存期间が1年経过した法人文书ファイル等については、継続的に利用する法人文书ファイル等を除き、法人文书を适切に保存できる书库で保存する。
ロ 个人的な执务の参考资料は书库に置いてはならない。
(3) 机密性の高い法人文书ファイル等は、前2号の规定にかかわらず、施锭のできる书库?保管库に保存し、不正な持ち出しや盗难を防ぐ措置を讲ずるものとする。
(4) ファイリング用具及び所在管理
イ ファイリング用具の见出しや背表纸の表示については、别记様式第1号のとおりとする。
ロ 书棚は、法人文书ファイル等の所在を明らかにするため、所在管理を行う。
(电子文书の保存场所?方法)
第3条 电子文书の保存场所?方法は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 电子文书(电子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって认识することができない方式で作成された法人文书をいう。以下同じ。)の正本?原本は、文书の改ざんや漏えい等の防止等の観点から、文书管理システム等で保存する。
(2) 保存期间満了时の措置を移管としたもの、长期に保存するものについては、技术的に変换が困难な场合を除いて、「标準的フォーマット」で保存するとともに、见読性を维持する。
(3) 文書管理システム等以外で保存する电子文书がある場合には、適切なアクセス制限を行う。
(4) 必要に応じ、パスワードの设定、暗号化又は电子署名の付与を行うとともに、バックアップを保存する。
(5) 共有フォルダに保存するときは、法人文书ファイル管理簿上の分类に従った阶层构造にする等、法人文书ファイル等として管理しやすいよう整理する。
(6) 电子メールのうち意思决定过程并びに事务及び事业の実绩の合理的な跡付け及び検証に必要となる法人文书に该当するものについては、原则として作成者又は第一取得者が速やかに関连文书とともに法人文书ファイルにまとめるなどして、共有フォルダ等に移し、保存するものとする。
(引継手続)
第4条 文书管理者の异动の场合の法人文书ファイル等の引継手続については、次の各号に掲げるとおりとする。文书管理担当者の异动についても同様とする。
(1) 前任の文书管理者は、少なくとも次に掲げる文书を后任の文书管理者に引き継ぐものとする。
イ 法人文书ファイル管理簿
ロ 保存期间表
ハ 文书管理状况の点検?监査结果
(2) 後任の文書管理者は、前任の文書管理者の立会いの下、管理している法人文书ファイル等の保存場所等を法人文书ファイル管理簿と照合した上で確認する。
2 组织の新设?改正?廃止の场合の法人文书ファイル等の引継手続については、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 引継元の组织における措置
イ 引継ぎを行う业务に関わる次に掲げるものについて引継先を整理する。
(イ) 法人文书ファイル等
(ロ) 法人文书ファイル管理簿
(ハ) 引継ぎを行う业务に関わる移管?廃弃簿の写し
(ニ) 保存期间表
(ホ) 直近の文书管理状况の点検?监査结果
ロ 引継元の文书管理者は、引継先の文書管理者の立会いの下、引継ぎを行う法人文书ファイル等と法人文书ファイル管理簿の突合を実施する。
ニ 法人文书ファイル管理簿上で、引継ぎをする法人文书ファイル等の書誌情報(管理者、保存场所等)の更新を実施する。
(2) 引継先の组织における措置
ロ 引継先の文书管理者は、别记様式第2号により、引継ぎを受けた法人文书ファイル等について副総括文書管理者に報告する。
(3) 組織の改廃等により文書管理者が存在しなくなる法人文书ファイル等については、副総括文書管理者は、引き継ぐ法人文書ファイルの内容に最も密接な関係を有する文書管理者を、当該法人文书ファイル等の新たな文書管理者として指名し、その旨を当該文書管理者及び引継元の文書管理者に通知する。
(1) 文書管理者は、集中管理の対象となる法人文书ファイル等を副総括文書管理者に引き継ぐ。
(2) 文書管理者は、引継ぎを行う法人文书ファイル等の法人文书ファイル管理簿上の書誌情報(管理者、保存场所等)を引継先の情報に更新の上、引継ぎを行う紙媒体の法人文书ファイル等は背表紙を変更する。また、文書管理者は、引継ぎを行う法人文书ファイル等を抜き出した法人文书ファイル管理簿の写しを、副総括文書管理者に引き渡す。
(3) 副総括文書管理者は、引継ぎを受けた法人文书ファイル等について、引継ぎを受けた法人文书ファイル管理簿の写しを基に、引継年月日(书库に移动させた日)及び引継元の文书管理者を记した目録を作成する。
(集中管理の推进に関する方针)
第5条 保存期間満了時の措置を移管とした法人文书ファイル等で、10年を超えて保存するものについては、保存期間が10年を経過したとき、副総括文書管理者に引き継ぐものとする。ただし、机密性等の観点から、文书管理者が集中管理に适当ではないと判断したものについては、この限りでない。
(その他适切な保存を确保するための措置)
第6条 ファイリング用具の見出しや背表紙等の表示内容について、法人文书ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう、少なくとも毎年度1回、文書管理者が確認する。
附则
この要领は、平成23年4月1日から実施する。
附则(平成26年3月27日改正)
この要领は、平成26年4月1日から実施する。
附则(平成31年3月28日改正)
この要领は、平成31年4月1日から実施する。
附则(令和4年3月31日改正)
この要领は、令和4年4月1日から実施する。
附则(令和6年3月29日改正)
この要领は、令和6年4月1日から実施する。
